Mandanten-Onboarding in der Steuerkanzlei: von der ersten Anfrage zum vorbereiteten Mandat

Zwischen der ersten Anfrage und dem fertigen Mandat liegen mehrere Schritte. Steuerkanzleien müssen dabei berufsrechtliche Vorgaben beachten, neue Mandanten nach dem Geldwäschegesetz identifizieren und gegebenenfalls eine Vergütungsvereinbarung treffen.

Von Toge Gunkel und Alex van Loo · Veröffentlicht am 2. November 2026 · 12 Min. Lesezeit

Die Ausgangslage

Neue Anfragen aufnehmen, Informationen sammeln, Angebote erstellen und Daten in die Kanzleisysteme übertragen: Das kostet laut DATEV viel Zeit und manuellen Aufwand. Gleichzeitig gelten verschiedene rechtliche Vorgaben, unter anderem aus dem Steuerberatungsgesetz, der Berufsordnung, der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV), der Abgabenordnung, dem Geldwäschegesetz (GwG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Teile des Mandanten-Onboardings lassen sich digitalisieren und vorbereiten, auch mit KI. Laut Bundessteuerberaterkammer kann KI bestimmte Standardaufgaben übernehmen, unter klaren Bedingungen: Sensible Daten dürfen nur in freigegebenen, datenschutzkonformen Systemen verarbeitet werden, und eine Person in der Kanzlei prüft jede automatisierte Auswertung vor der Mandatsannahme.

Grundlage dieses Artikels sind die Gesetze, Veröffentlichungen der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und Informationen von DATEV, Stand 02.11.2026. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Der Ablauf im Überblick

Von der ersten Anfrage bis zum Mandat

1. Anfrage aufnehmen. Neue Kontakte erreichen Steuerkanzleien laut DATEV auf unterschiedlichen Wegen: telefonisch, per E-Mail, über persönliche Kontakte oder über DATEV SmartExperts. Das Kontaktformular von SmartExperts lässt sich auch in die eigene Kanzlei-Website einbinden. Nicht jede Anfrage führt zu einem Mandat: Wer einen Auftrag nicht annehmen möchte, muss die Ablehnung nach § 63 StBerG unverzüglich erklären. Für den Schaden aus einer schuldhaften Verzögerung dieser Erklärung haftet der Steuerberater. Deshalb gehört auch eine unverzügliche Absage zu einem gut organisierten Onboarding.
2. Erstgespräch führen. Die Bundessteuerberaterkammer bezeichnet den ersten Kontakt als Eingangsgespräch. Dabei sollte die Kanzlei prüfen, ob der Auftraggeber seriös ist, welches Risiko der Auftrag mit sich bringt und ob er zu den Zielen der Kanzlei passt. Auch das Geldwäschegesetz und der Datenschutz sind laut BStBK schon in dieser Phase zu berücksichtigen. Der DATEV-Leitfaden für das Erstgespräch (Stand 06/2024) beginnt mit einer kurzen Vorstellung, dem Ablauf des Gesprächs und Fragen zur steuerlichen Situation, etwa zu Einkunftsarten und familiärer Situation, und fragt unter anderem, ob Daten aus einer früheren Kanzlei zu übernehmen sind.
3. Vor der Mandatsannahme prüfen. Nach der Berufsordnung darf ein Steuerberater einen Auftrag nur annehmen, wenn er über die erforderliche Sachkunde und die zur Bearbeitung erforderliche Zeit verfügt. Auch mögliche Interessenkollisionen sind zu prüfen: Nach § 57 Abs. 1a StBerG darf ein Steuerberater nicht tätig werden, wenn eine Kollision mit eigenen Interessen besteht. Berät oder vertritt er mehrere Auftraggeber in derselben Sache, muss er bei Interessenkollisionen ausdrücklich auf die widerstreitenden Interessen hinweisen und darf nur vermittelnd tätig werden. Nach § 57 Abs. 1c StBerG gilt das auch für Berufsträger, die ihren Beruf gemeinschaftlich mit einem betroffenen Kollegen ausüben. Für diese Berufsträger gilt das nicht, wenn die betroffenen Auftraggeber nach umfassender Information in Textform zugestimmt haben und geeignete Vorkehrungen die Verschwiegenheit sicherstellen.
4. Nach dem Geldwäschegesetz identifizieren. Steuerberater gehören nach § 2 Abs. 1 Nr. 12 GwG zu den Verpflichteten des Geldwäschegesetzes, laut den Hinweisen der BStBK zum GwG (Stand 01.01.2026) grundsätzlich mit ihrer gesamten beruflichen Tätigkeit. Vertragspartner und wirtschaftlich Berechtigte müssen nach § 11 GwG vor Begründung der Geschäftsbeziehung identifiziert werden, laut BStBK also grundsätzlich vor Abschluss des Steuerberatungsvertrags; die übrigen Sorgfaltspflichten entstehen laut BStBK erst mit dem Vertrag. Bei natürlichen Personen werden unter anderem Vor- und Nachname, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit und Wohnanschrift erhoben und nach § 12 GwG unter anderem anhand eines gültigen amtlichen Lichtbildausweises überprüft. Bei Gesellschaften sind es unter anderem Firma, Rechtsform, Registernummer, sofern vorhanden, Sitz und die Namen der Vertreter, als Nachweis etwa ein Handelsregisterauszug. Bei GmbH, AG, eingetragenem Verein und anderen juristischen Personen des Privatrechts sowie bei eingetragenen Personengesellschaften wie OHG, KG oder eGbR ist nach § 12 Abs. 3 GwG zusätzlich ein Nachweis der Registrierung im Transparenzregister oder ein Auszug daraus einzuholen. Die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten erfragt die Kanzlei beim Mandanten; ein Auszug aus dem Transparenzregister allein genügt dafür nach § 11 Abs. 5 GwG nicht. Eine beglaubigte Ausweiskopie per Post genügt laut BStBK nach der Rechtsprechung des Bundesgerichtshofs ebenfalls nicht. Von den vorgelegten Dokumenten, etwa Ausweis oder Handelsregisterauszug, Kopien anzufertigen oder sie optisch digitalisiert zu erfassen, ist nach § 8 GwG Recht und Pflicht der Kanzlei. Schwellen wie die 15.000 Euro für sonstige Transaktionen außerhalb einer Geschäftsbeziehung (§ 10 Abs. 3 GwG) gelten für Mandate nicht: Laut BStBK löst schon die Begründung der Geschäftsbeziehung die Sorgfaltspflichten aus.
5. Auftrag und Vergütung vereinbaren. Für den Mandatsvertrag selbst ergeben sich laut Bundessteuerberaterkammer und Deutschem Steuerberaterverband (DStV, Stand 2018) aus Berufs- und Datenschutzrecht keine Formanforderungen; zur Nachweisbarkeit empfehlen beide dennoch eine schriftliche Vereinbarung. Anders bei der Vergütungsvereinbarung: Nach § 4 StBVV braucht sie Textform. Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet und von anderen Vereinbarungen außer der Auftragserteilung deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht stehen; Art und Umfang des Auftrags sind zu bezeichnen. Zusätzlich muss der Steuerberater in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung vereinbart werden kann.
6. Vollmacht einholen. Nach § 80 AO wird bei Steuerberatern eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung vermutet. Für den Abruf von Daten, die bei der Finanzverwaltung gespeichert sind, gilt das aber nur nach Maßgabe von § 80a AO. Das Finanzamt kann den Nachweis der Vollmacht auch ohne Anlass verlangen. Wer Vollmachtsdaten elektronisch an die Finanzverwaltung übermitteln möchte, braucht dafür das amtliche Vollmachtsformular; sonst ist die Verwendung des Formulars laut BStBK freigestellt. Das amtliche Formular ist auch die Grundlage der freiwilligen Vollmachtsdatenbank der BStBK. Eine einfache elektronische Signatur, beispielsweise auf einem Signaturpad, reicht dafür laut BStBK aus. Weil die Finanzverwaltung die Vorlage der Vollmacht jederzeit verlangen kann, rät die BStBK, die Originalvollmachten sorgfältig aufzubewahren.
7. Über den Datenschutz informieren. Werden personenbezogene Daten bei der betroffenen Person erhoben, beispielsweise über einen Onboarding-Fragebogen, ist sie nach Art. 13 DSGVO zum Zeitpunkt der Erhebung zu informieren, unter anderem über die Zwecke und die Rechtsgrundlage der Verarbeitung. Diese Information gehört deshalb schon an den Anfang, etwa zum Kontaktformular oder zum Fragebogen. Übermitteln Mandanten Daten anderer Personen, etwa Angaben zu Angehörigen für die private Steuererklärung, darf der Steuerberater diese Personen nach den gemeinsamen Hinweisen von BStBK und DStV (Stand 2018) nicht selbst informieren; der Mandant kann es aber tun.
8. Mandant in DATEV anlegen. In DATEV Mandatsanbahnung ist „Interessent als Mandant anlegen“ der letzte von sieben Schritten; Voraussetzung ist ein beidseitig angenommenes Angebot. Die Funktion legt das Mandat in Basisdaten online und im DATEV Arbeitsplatz an und belegt die nächste freie Mandantennummer vor. Ohne DATEV Mandatsanbahnung wird ein neuer Mandant laut DATEV-Hilfe im DATEV Arbeitsplatz über die Mandantenübersicht angelegt. Anschließend lassen sich über die MyDATEV Mandantenregistrierung Cloud-Anwendungen bestellen, beispielsweise DATEV Unternehmen online oder DATEV Meine Steuern.

Was DATEV Mandatsanbahnung abdeckt

DATEV Mandatsanbahnung bündelt den Angebotsassistenten und das Onboarding für Interessenten. Laut DATEV ist das Modul kostenlos; Voraussetzung ist ein Vertrag für DATEV Eigenorganisation classic oder comfort, compact reicht nicht. Über DATEV Onboarding kann die Kanzlei unter anderem Stammdaten, Stammdaten von Ehepartnern und Kindern, Dokumente und eigene Fragebögen anfordern; Interessenten registrieren sich dafür mit einem eigenen DATEV-Konto. Der Angebotsassistent arbeitet mit einem Vorlagenkatalog auf Basis der Steuerberatervergütungsverordnung und kann aus den Daten der Interessentenverwaltung und des Leistungsprofils Vorschläge für kalkulierte Leistungspakete erstellen. Interessenten können Unterlagen im Onboarding prüfen und mit einer einfachen elektronischen Signatur freigeben oder ablehnen. Standardformulare wie Vollmachten oder Einzugsermächtigungen beschreibt DATEV teils als künftig, teils als verfügbar; ab wann sie bereitstehen, nennt die Produktseite nicht.

Einige Schritte der Mandatsannahme kommen in DATEVs Leitfaden für das Erstgespräch nicht vor: die Identifizierung nach dem Geldwäschegesetz, die Prüfung von Ausweisdokumenten, die Vollmacht und, falls eine getroffen wird, eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV. Ob ein im Onboarding digital freigegebenes Angebot die Anforderungen an eine Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV erfüllt, beantwortet DATEV in seinen Produktbeschreibungen nicht. Diese Schritte gehören deshalb gesondert in den Ablauf.

Wo KI beim Mandanten-Onboarding helfen kann

Kann KI auch bei der Mandatsannahme unterstützen? Die Bundessteuerberaterkammer beantwortet diese Frage in ihrer FAQ zu KI (Stand 27.10.2026) mit Ja. Laut BStBK kann KI unter anderem Eingabemasken und Online-Formulare auswerten, Stammdaten und erste Sachverhaltsangaben übernehmen, Anfragen nach Themen wie Steuerart, Rechtsform oder Fristendruck sortieren, sie an die passende Ansprechperson in der Kanzlei weiterleiten und Checklisten und Gesprächsleitfäden für das Erstgespräch vorbereiten. Die BStBK knüpft das an einen Grundsatz mit zwei Teilen: Sensible Daten dürfen nur in freigegebenen, datenschutzkonformen Systemen verarbeitet werden, und jede automatisierte Auswertung wird vor der Mandatsannahme noch einmal von einer Person in der Kanzlei geprüft.

Vertrauliche Mandantendaten ohne ausreichende vertragliche Absicherung in öffentliche KI-Dienste einzugeben, ist laut BStBK ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht. In öffentliche KI-Systeme dürfen laut BStBK deshalb in der Regel keine personenbezogenen Daten, Mandantendaten oder internen Informationen eingegeben werden; zu den vertraulichen Kanzleiinformationen zählt die BStBK ausdrücklich auch Informationen zur Akquise und Mandatsannahme. Externe Dienstleister darf ein Steuerberater nach § 62a StBerG einbinden und ihnen Zugang zu geschützten Tatsachen eröffnen, soweit das für die Dienstleistung erforderlich ist. Voraussetzung ist in der Regel unter anderem ein Vertrag in Textform, der den Dienstleister unter Belehrung über die strafrechtlichen Folgen einer Pflichtverletzung zur Verschwiegenheit verpflichtet. Dient die Dienstleistung unmittelbar einem einzelnen Mandat, ist zusätzlich die Einwilligung des Mandanten erforderlich; ob das beim Einsatz von KI greift, ist laut BStBK nicht zweifelsfrei zu beantworten. Die BStBK rät deshalb, vor der Eingabe sensibler Mandantendaten die Einwilligung einzuholen und sonst zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren.

Setzt eine Kanzlei einen KI-Chatbot zur Kommunikation mit Mandanten ein, muss sie laut BStBK grundsätzlich darüber informieren, dass die Betroffenen mit einem KI-System interagieren (Art. 50 Abs. 1 KI-Verordnung). Fließen personenbezogene Mandantendaten an einen KI-Dienst, ist datenschutzrechtlich eine Information erforderlich; die BStBK rät, den Einsatz in der Datenschutzerklärung zu erläutern. Eine ausdrückliche berufsrechtliche Pflicht, Mandanten über den Einsatz von KI bei der Bearbeitung ihres Falls zu informieren, besteht laut BStBK derzeit nicht; ein Hinweis auf KI-Hilfsmittel kann aber schon in der Mandatsvereinbarung stehen. Die fachliche Prüfung und Verantwortung für KI-Ergebnisse bleibt beim Nutzer der KI.

Neue Mandanten automatisch in DATEV anlegen

Wer das Mandanten-Onboarding weiter automatisieren möchte, braucht die passende Schnittstelle. Die kostenpflichtige Online-Schnittstelle von DATEV für Mandantenstammdaten liest laut Entwicklerportal nur bestehende Mandanten; neue lassen sich darüber nicht anlegen. Die lokale Schnittstelle DATEVconnect „Client Master Data“ liest und schreibt dagegen Mandanten und Adressaten; dabei wird zuerst der Adressat angelegt und dann der zugehörige Mandant.

Laut eigener Seite kann der Anbieter Klardaten über seinen MCP-Server Mandanten und Adressaten anlegen und aktualisieren. Dafür braucht es jeweils eine eigene Berechtigung, und es gelten die Rechte des verwendeten DATEV-Benutzers. Ob ein so angelegter Mandant auch in Basisdaten online ankommt wie bei „Als Mandant anlegen“, steht auf den Entwicklerseiten der beiden DATEV-Schnittstellen nicht.

Was bei der Kanzlei bleibt

Auch wenn sich viele Schritte digitalisieren oder mit KI vorbereiten lassen, bleibt die Verantwortung beim Steuerberater, insbesondere für Sachkunde und verfügbare Zeit, mögliche Interessenkollisionen, die Identifizierung neuer Mandanten nach dem Geldwäschegesetz, eine etwaige Vergütungsvereinbarung sowie Datenschutz und Verschwiegenheit. KI und andere digitale Systeme können Informationen sammeln, Anfragen sortieren und Dokumente vorbereiten. Für sensible Daten kommen laut BStBK nur freigegebene, datenschutzkonforme Systeme in Frage, und eine Person in der Kanzlei prüft jede automatisierte Auswertung vor der Mandatsannahme.

Toge Gunkelfounder @ atventuresLinkedIn

Alex van Loofounder @ atventuresLinkedIn