Ratgeber · Belege

Fehlende Belege anfordern: Nachforderung beim Mandanten automatisieren

Die Nachforderung fehlender Belege lässt sich weitgehend automatisieren: Buchungen ohne verknüpften Beleg aus DATEV ermitteln, je Mandant eine Aufstellung vorbereiten, nach Zeitplan erinnern und eingehende Belege in DATEV ablegen. Mit der Buchung verknüpft wird der Beleg anschließend im DATEV-Rechnungswesen, solange der Buchungsstapel nicht festgeschrieben ist.

Von Toge Gunkel und Alex van Loo · Veröffentlicht am 21. Oktober 2026 · 5 Min. Lesezeit

Die Ausgangslage

Fehlt zu einer Buchung der Beleg, folgen mehrere Arbeitsschritte: die Nachfrage beim Mandanten, das Nachhalten der Antworten, Erinnerungen und schließlich die Ablage und Verknüpfung des nachgereichten Belegs. Bei laufender Buchhaltung wiederholt sich das mit jeder Buchungsperiode.

Was DATEV dafür bietet

Laut DATEV bildet DATEV Unternehmen online den Beleg- und Buchhaltungsprozess ab. In DATEV Bank online, einer Anwendung in Unternehmen online, ist je Kontoumsatz zu sehen, ob ihm ein digitaler Beleg zugeordnet ist. Im DATEV-Rechnungswesen ist eine Verknüpfung am Symbol Beleglink in der BL-Spalte erkennbar.

Für die Abstimmung mit Mandanten beschreibt DATEV MyDATEV Kanzlei: Dokumente austauschen, Nachrichten, Aufgaben und Freigaben. Kanzleien können dort Aufgaben mit Fälligkeit anlegen, etwa wenn Mandanten Dokumente senden sollen. Für Einkommensteuer-Mandate nennt DATEV ausdrücklich, dass fehlende Belege darüber gezielt angefordert werden.

Die Bausteine im Überblick

Kontobuchungen ohne BeleglinkDATEV-Rechnungswesen

Workflow, z. B. in LangdockBeleg-Nachforderung

Aufstellung als E-Mail-EntwurfBestätigung vor dem Versand

Erinnerungzeitgesteuert

Beleg in DATEV DMSVerknüpfung im Rechnungswesen

Schritt für Schritt

Buchungen ohne Beleglink ermitteln. Über eine Schnittstelle wie das DATEVconnect Gateway von Klardaten lassen sich die Kontobuchungen eines Wirtschaftsjahrs mit ihren Beleginformationen abrufen. Ist das Feld Beleglink leer, ist kein digitaler Beleg verknüpft. Dafür gibt es bei DATEV die Lizenz DATEVconnect Kontobuchungen, eine Ergänzung der Schnittstelle DATEVconnect, die diese voraussetzt.
Aufstellung vorbereiten. Je Mandant entsteht eine Aufstellung mit Belegdatum, Umsatz und Buchungstext aus den Feldern der Kontobuchung. Ein KI-Werkzeug formuliert den begleitenden Text.
Bestätigen und versenden. Langdock kann in Outlook einen E-Mail-Entwurf anlegen. Ist an einer Aktion die Bestätigung durch einen Menschen eingeschaltet, wartet der Workflow vor dem Versand, bis eine Person mit Bearbeitungsrecht bestätigt.
Erinnern. Workflows lassen sich zeitgesteuert starten, zum Beispiel täglich oder wöchentlich. Laut Preisseite speichert Langdock die Daten der Workflow-Läufe 30 Tage. Wer Nachfragen und Erinnerungen länger dokumentieren will, führt dafür eine eigene Liste, etwa in Excel oder SharePoint.
Belegeingang erkennen. Ein Workflow kann bei einer neuen E-Mail in Outlook oder Gmail starten. Für Outlook nennt Langdock eine Aktion, die eine E-Mail abruft und ihre Anhänge herunterlädt.
Ablegen. Laut Klardaten lassen sich über das DATEVconnect Gateway und den Klardaten-MCP-Server Dateien als neue Dokumente in DATEV DMS oder der Dokumentenablage anlegen. Dafür braucht es die Lizenz DATEVconnect Dokumentenmanagement. Beim MCP-Server kommen eine gesondert freigegebene Berechtigung zum Hochladen und eine Anwendung hinzu, die das Hochladen von Dateien über MCP unterstützt.
Mit der Buchung verknüpfen. Vorhandene Buchungen kann der Klardaten-MCP-Server nicht ändern. Die Verknüpfung erfolgt im DATEV-Rechnungswesen und ist nur möglich, solange der Buchungssatz nicht festgeschrieben ist.

Grenzen und Voraussetzungen

Ist ein Buchungssatz festgeschrieben, muss er laut DATEV mit Generalumkehr storniert und mit Verknüpfung zum digitalen Beleg neu erfasst werden. Die Nachforderung sollte deshalb möglichst bald nach dem Buchen laufen.

Die Liste der Buchungen ohne Beleglink ist nur so genau, wie die Kanzlei Belege digital mit den Buchungen verknüpft. Buchungsvorschläge und Buchungen mit Fehlerkennzeichen liefert die Schnittstelle laut DATEV nicht.

DATEV Unternehmen online ist laut Klardaten nicht der Standardfokus des Gateways, solche Anwendungsfälle prüft Klardaten gesondert. Bei DATEV-SmartIT ist die Verbindung laut Klardaten nur verfügbar, solange die SmartIT-Sitzung aktiv ist; beim Verlassen von SmartIT ist deshalb Trennen statt Abmelden zu wählen.

Jeder Baustein ist bei seinem Anbieter einzeln beschrieben. Für klassische Automatisierungen nennt Klardaten den Weg über HTTP-Anfragen an die Klardaten-API, für KI-Workflows den MCP-Server, sofern das Werkzeug Remote-MCP und OAuth unterstützt.

Datenschutz und Verschwiegenheit

Die Aufstellung enthält Zahlungsdaten des Mandanten. Nach den Hinweisen der Bundessteuerberaterkammer zum Umgang mit personenbezogenen Daten ist eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation mit Mandanten im Hinblick auf die berufsrechtlichen Verschwiegenheitspflichten dringend zu empfehlen. Dieselben Hinweise nennen die Prüfung der Auftragsverarbeitungsverträge mit Dienstleistern auf Vollständigkeit.

Fragen

Häufige Fragen

Wie lässt sich die Belegnachforderung in der Kanzlei automatisieren?

Mit einer Schnittstelle zu den Buchungsdaten des DATEV-Rechnungswesens und einem Workflow-Werkzeug: Kontobuchungen ohne Beleglink ermitteln, je Mandant eine Aufstellung als E-Mail-Entwurf vorbereiten, nach Bestätigung versenden, zeitgesteuert erinnern und eingehende Belege in DATEV DMS ablegen. Die Verknüpfung mit der Buchung erfolgt im DATEV-Rechnungswesen und ist nur möglich, solange der Buchungsstapel nicht festgeschrieben ist.

Kann DATEV fehlende Belege automatisch anfordern?

Ob einer Buchung ein digitaler Beleg zugeordnet ist, zeigt DATEV an: im Rechnungswesen über den Beleglink, in DATEV Bank online je Kontoumsatz. Anfordern kann die Kanzlei fehlende Belege über MyDATEV Kanzlei, etwa als Aufgabe mit Fälligkeit. Dass DATEV aus fehlenden Beleglinks selbst Anfragen an Mandanten erzeugt, beschreiben die DATEV-Seiten zu MyDATEV Kanzlei, Unternehmen online und DATEVconnect nicht. Ergänzen lässt sich das mit einer Schnittstelle zu den Buchungsdaten des DATEV-Rechnungswesens und einem Workflow-Werkzeug.

Wie erkennt man in DATEV, ob ein Beleg fehlt?

Im DATEV-Rechnungswesen zeigt das Symbol Beleglink in der BL-Spalte, dass einem Buchungssatz ein Beleg zugeordnet ist. In DATEV Bank online ist je Kontoumsatz zu sehen, ob ihm ein digitaler Beleg zugeordnet ist.

Bis wann muss ein nachgereichter Beleg verknüpft sein?

Eine feste Frist nennen die DATEV-Quellen nicht. Die technische Grenze ist die Festschreibung: Danach lässt sich die Verknüpfung nicht mehr nachträglich erfassen, der Buchungssatz muss mit Generalumkehr storniert und neu erfasst werden.

Was tun, wenn der Mandant keine Belege liefert?

Bleibt eine Antwort auch nach der letzten Erinnerung aus, kann der Workflow den Vorgang per E-Mail an die zuständige Sachbearbeitung weitergeben. Über das weitere Vorgehen entscheidet die Kanzlei.

Braucht der Mandant dafür ein Portal?

Nein. Die Aufstellung kann per E-Mail versendet werden, und der Mandant antwortet mit dem Beleg im Anhang. Für den E-Mail-Weg empfiehlt die Bundessteuerberaterkammer eine verschlüsselte E-Mail-Kommunikation. Lädt der Mandant Belege bereits in DATEV Unternehmen online hoch, ist zu beachten, dass Unternehmen online laut Klardaten nicht der Standardfokus des Gateways ist.

Quellen

Recherche und Entwurf mit KI-Unterstützung; jede Aussage an der genannten Quelle geprüft und von den Autoren freigegeben.

Toge Gunkelfounder @ atventuresLinkedIn

Alex van Loofounder @ atventuresLinkedIn

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