Gebühren einmal im Jahr anpassen: alle Vereinbarungen auf einer Liste prüfen

Eine jährliche Anpassung der Gebühren lässt sich als fester Ablauf organisieren: alle Vereinbarungen auf einer Liste, Prüfung und Freigabe durch die Kanzlei, Mandantenschreiben als Entwurf, Rückmeldungen der Mandanten und die Änderung in DATEV, wenn die Beträge feststehen. Die frühere Vorschrift zur Pauschalvergütung, § 14 StBVV, ist seit dem 1. Juli 2025 aufgehoben; eine Pauschalvergütung lässt sich laut Bundessteuerberaterkammer als Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV vereinbaren.

Von Toge Gunkel und Alex van Loo · Veröffentlicht am 10. November 2026 · 15 Min. Lesezeit

Die Ausgangslage

Welche Pauschalen und anderen vereinbarten Vergütungen sollen im nächsten Jahr anders abgerechnet werden? Wer das für alle Mandanten zugleich klären möchte, braucht eine Jahresliste der Vereinbarungen, eine Freigabe durch die Kanzlei, Schreiben an die Mandanten und zum Schluss eine Änderung in DATEV.

Nach § 1 Abs. 1 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) bemisst sich die Vergütung des Steuerberaters mit Sitz im Inland für seine im Inland selbständig ausgeübte Berufstätigkeit (§ 33 StBerG) nach dieser Verordnung. Für die Höhe der Vergütung gilt das nur, soweit nichts anderes vereinbart wird. Eine Pauschalvergütung beruht auf einer Vereinbarung: Laut Bundessteuerberaterkammer (BStBK) kann anstelle der Einzelabrechnung im Wege der Vergütungsvereinbarung nach § 4 StBVV eine Pauschalvergütung vereinbart werden.

Grundlage dieses Artikels sind die StBVV, das Steuerberatungsgesetz, die Begründung der Änderung von 2025, Veröffentlichungen der BStBK und der Steuerberaterkammer Hessen sowie Angaben von DATEV und Klardaten, Stand 10.11.2026. Er ersetzt keine rechtliche Prüfung im Einzelfall.

Der Ablauf im Überblick

Von der Liste bis zur Nachverfolgung

1. Jahresliste aufstellen. In DATEV Rechnungsschreibung (Eigenorganisation compact und classic) sind Pauschalen an der Abrechnungsart P (Pauschale) zu erkennen, sofern sie so angelegt sind. In Eigenorganisation comfort zeigt der Prüflauf „Alte Versionen der StBVV“ offene Aufträge, die noch nicht auf die aktuelle Gebührenversion umgestellt sind; diese Liste richtet sich nach der Gebührenversion, nicht nach den Vereinbarungen. Aus ihren Unterlagen ergänzt die Kanzlei das Datum des Auftrags sowie Datum, Geltungsdauer und Umfang der Vereinbarung, eine Kündigungsfrist und eine etwaige Regel zur Anpassung, dazu, ob der Mandant Verbraucher ist. Die Abrechnung der sogenannten vereinbaren Tätigkeiten ist laut BStBK vom Anwendungsbereich der StBVV ausgenommen; Vereinbarungen über solche Tätigkeiten stehen am besten in einem eigenen Abschnitt der Jahresliste.
2. Planen und freigeben. Für jede Zeile hält die Kanzlei fest, ob und ab wann sie den Betrag ändern will. Ob dafür ein Schreiben genügt oder der Mandant einer neuen Vergütungsvereinbarung zustimmen muss, prüft sie selbst. Sonderfälle, etwa ein veränderter Auftragsumfang, kommen auf eine eigene Liste. Die zuständige Person gibt die Jahresliste frei; die freigegebene Jahresliste ist die Grundlage für die Schreiben.
3. Schreiben vorbereiten. Für einen Serienbrief aus DATEV braucht es eine Dokumentvorlage; die Empfänger lassen sich unter anderem über das Auskunftssystem auswählen oder als Mandanten, für die eine bestimmte Leistung angelegt ist. Die Serien-E-Mail erzeugt je Empfänger eine personalisierte E-Mail. Den allgemeinen Text kann laut BStBK ein KI-Werkzeug aus wenigen Stichworten entwerfen; Mandantendaten braucht es dafür nicht. Ändert die Kanzlei Vorschüsse, etwa für die monatliche Buchhaltung, bezeichnet sie diese im Schreiben am besten als Vorschuss: Mandanten dürfen Ausdrücke wie „Pauschale“ laut BStBK so verstehen, dass keine Endabrechnung mehr erfolgt. Soll eine neue Vergütungsvereinbarung geschlossen werden, gelten dafür unter anderem die Anforderungen des § 4 Abs. 1 StBVV; die BStBK rät, eine Vergütungsvereinbarung aus Gründen der Praktikabilität in einem gesonderten Dokument zu schließen.
4. Prüfen und versenden. Jeder Entwurf wird vor dem Versand geprüft, ein KI-Entwurf laut BStBK vom zuständigen Mitarbeitenden oder Berufsträger, der ihn gegebenenfalls anpasst. Für das Ergebnis ist laut BStBK der Berufsträger selbst verantwortlich. Die Serien-E-Mails legt DATEV zunächst im Unterordner „DATEV-Serien-E-Mails“ des Outlook-Ordners „Entwürfe“ ab; versendet werden sie erst mit „Markierte Mails senden“. Serienbriefe bereitet DATEV in Microsoft Word auf und zeigt sie einzeln an.
5. Ablegen. Serienbriefe lassen sich über „In Dokumentenmanagement speichern und schließen“ in DATEV DMS oder der Dokumentenablage ablegen. Abgelegt ist damit das erzeugte Schreiben; Antworten der Mandanten legt die Kanzlei ebenfalls ab und hält sie auf ihrer Jahresliste fest.
6. Beträge in DATEV ändern. In DATEV Rechnungsschreibung ändert das Werkzeug „Pauschalen und Vorschüsse anpassen“ mehrere Gebührenpositionen mit festen Beträgen auf einmal; anpassen lassen sich alle noch nicht abgerechneten Positionen der Abrechnungsarten P (Pauschale) und V (Vorschuss). Manuell angelegte Vorschüsse sind laut DATEV nicht betroffen, während der Änderung kann in Rechnungsschreibung nicht gearbeitet werden, und übergreifend rückgängig machen lässt sich die Anpassung nicht. Die Kanzlei startet sie deshalb am besten erst, wenn die neuen Beträge feststehen, und prüft vorher, welche offenen Positionen die Anpassung erfasst, auch solche für Zeiträume vor Geltung des neuen Betrags und für Mandanten ohne neuen Betrag. Einzelne Positionen lassen sich laut DATEV über die Rechnungsdisposition ändern. Wer das Werkzeug einsetzen darf, kann die Kanzlei im Programm Rechteverwaltung festlegen.
7. Nachverfolgen. In welchen Gebührenpositionen eine Anpassung durchgeführt wurde, zeigt in Rechnungsschreibung die Liste E31/8; sie lässt sich mit der Jahresliste abgleichen. Für Umstellungen der StBVV-Version in den folgenden Monaten oder im nächsten Jahr rät DATEV in der Hilfe zu Rechnungsschreibung, sich einen Termin als Erinnerung anzulegen.

Pauschalen seit dem 1. Juli 2025

Die frühere Vorschrift zur Pauschalvergütung, § 14 StBVV, wurde mit der Fünften Verordnung zur Änderung der StBVV zum 1. Juli 2025 aufgehoben. Im Newsletter 3/2025 der Steuerberaterkammer Hessen heißt es: „Für die Vereinbarung von Pauschalvergütungen gelten die allgemeinen Regelungen der §§ 4 ff. StBVV.“

Eine Vergütungsvereinbarung braucht nach § 4 Abs. 1 StBVV Textform. Sie muss als Vergütungsvereinbarung oder in vergleichbarer Weise bezeichnet werden, von anderen Vereinbarungen außer der Auftragserteilung deutlich abgesetzt sein und darf nicht in der Vollmacht stehen; Art und Umfang des Auftrags sind zu bezeichnen. Laut BStBK muss eine Vergütungsvereinbarung genügend bestimmt sein; die Höhe der Vergütung kann zum Beispiel nicht durch ein einseitiges Ermessen des Steuerberaters bestimmt werden. Auch sind laut BStBK das Transparenzgebot und das AGB-Recht zu berücksichtigen. Außerdem muss der Steuerberater den Auftraggeber nach § 4 Abs. 3 StBVV in Textform darauf hinweisen, dass eine höhere oder niedrigere als die gesetzliche Vergütung in Textform vereinbart werden kann.

Entspricht eine Vergütungsvereinbarung nicht den Anforderungen des § 4 Abs. 1 Satz 1 und 2 StBVV, kann der Steuerberater daraus nach § 4b StBVV keine höhere als die gesetzliche Vergütung fordern. Die Vorschriften des bürgerlichen Rechts über die ungerechtfertigte Bereicherung bleiben unberührt. Laut Begründung der Verordnung führen solche Formfehler nicht zur Nichtigkeit der Vereinbarung, sondern begrenzen den Vergütungsanspruch auf die gesetzliche Vergütung.

Was für Pauschalvereinbarungen aus der Zeit vor dem 1. Juli 2025 gilt, prüft die Kanzlei selbst.

Wenn sich die StBVV ändert

Nach welchem Recht die Vergütung bei einer Änderung der StBVV zu berechnen ist, regelt § 41 StBVV. Danach ist die Vergütung nach bisherigem Recht zu berechnen, wenn der Auftrag zur Erledigung der Angelegenheit vor dem Inkrafttreten der Änderung erteilt worden ist. Abweichend davon gilt eine eigene Regel, wenn der Steuerberater mit dem Auftraggeber in Textform eine Vereinbarung über auszuführende Tätigkeiten mit einer Geltungsdauer von mindestens einem Jahr getroffen hat. Tritt während ihrer Geltungsdauer eine Änderung der StBVV in Kraft, ist die Vergütung nur bis zum Ablauf des Jahres, in dem die Änderung in Kraft getreten ist, nach bisherigem Recht zu berechnen. Beides gilt auch, wenn Vorschriften geändert werden, auf die die StBVV verweist.

Die Änderung von 2025 ist die Fünfte Verordnung zur Änderung der StBVV vom 31. März 2025 (BGBl. 2025 I Nr. 105), in Kraft seit dem 1. Juli 2025. Laut Begründung sollten unter anderem die Wertgebühren um sechs Prozent und der mittlere Satz der Zeitgebühr von 105 auf 115 Euro je Stunde steigen. Seit dem 1. Juli 2025 sieht § 13 StBVV 16,50 bis 41 Euro je angefangene Viertelstunde vor; vorher waren es 30 bis 75 Euro je angefangene halbe Stunde. Die BStBK schrieb in ihrem BStBK-Report vom Juni 2025, es empfehle sich in der Regel, eine Vergütungsvereinbarung mit einer Geltungsdauer von mindestens einem Jahr in Absprache mit dem Mandanten zu aktualisieren.

Zuletzt wurde die StBVV durch die Siebte Verordnung zur Änderung steuerlicher Verordnungen vom 19. Dezember 2025 geändert, und zwar nur in § 17 Abs. 1 zur Dokumentenpauschale, etwa für Kopien und Ausdrucke, in Kraft seit dem 1. Januar 2026. Laut BStBK gilt diese Änderung nach § 41 für neue Aufträge ab dem 1. Januar 2026 und bei Vereinbarungen in Textform über auszuführende Tätigkeiten mit einer Geltungsdauer von mindestens einem Jahr spätestens ab dem 1. Januar 2027.

Ob und wie sich eine Änderung der StBVV auf eine vereinbarte Pauschale auswirkt, prüft die Kanzlei selbst. Bei Fragen zur Anwendung verweist DATEV in seiner Hilfe zur Umstellung in Rechnungsschreibung auf die Steuerberaterkammer.

Was DATEV bei einer neuen StBVV umstellt

In DATEV Rechnungsschreibung ist die StBVV 2025 als Version 9 ab Programmversion 15.46 auswählbar. Hat die Kanzlei Version 9 in den Einstellungen gewählt, legt das Programm neue Gebühren automatisch mit Version 9 an. Offene Gebühren stellt der Assistent „StBVV anpassen“ um, und die Version lässt sich je Gebühr wieder auf Version 8 ändern. Welche Version für welchen Auftrag gilt, prüft die Kanzlei anhand von § 41 StBVV.

In Eigenorganisation comfort legt die Installation die neue Gebührenversion an und aktiviert sie automatisch. Aufträge mit der Gültigkeitsdauer „automatischer Dauerauftrag“ stellt das Programm bei der Folgeauftragsanlage automatisch auf die neue Gebührenversion um. Offene Aufträge stellt der Gebührenplanwechsel nach dem Prüflauf „Alte Versionen der StBVV“ um; automatisiert zurückstellen lassen sie sich danach nicht. Vergütungspositionen der Gebührenpläne „sonstige Positionen“ und „RVG“ ändert die Umstellung nicht.

Die Höhe von Pauschalen wird in Rechnungsschreibung in einem eigenen Schritt geändert, für mehrere Gebührenpositionen auf einmal mit dem Werkzeug „Pauschalen und Vorschüsse anpassen“. Ob und wie Pauschalbeträge in Eigenorganisation comfort für viele Aufträge zugleich geändert werden können, klärt die Kanzlei am besten vorab mit DATEV.

Wo KI und Schnittstellen helfen können

Die BStBK schreibt in ihrer FAQ zu KI (Stand 27.10.2026), ein KI-Werkzeug könne aus wenigen Stichworten ein professionelles Mandantenanschreiben generieren, das anschließend vom zuständigen Mitarbeitenden oder Berufsträger geprüft und gegebenenfalls angepasst werde. Die fachliche Prüfung und Verantwortung für die Inhalte bleibt laut BStBK beim Nutzer der KI. Die BStBK rät Kanzleien außerdem, klare Regeln für die Prüfung und Freigabe KI-generierter Inhalte festzulegen.

Vertrauliche Mandantendaten ohne ausreichende vertragliche Absicherung in öffentliche KI-Dienste einzugeben, ist laut BStBK ein Verstoß gegen die Verschwiegenheitspflicht. In öffentliche KI-Systeme dürfen laut BStBK deshalb in der Regel keine personenbezogenen Daten, Mandantendaten oder internen Informationen eingegeben werden; dazu zählt die BStBK insbesondere Namen von Mandanten, E-Mail-Adressen und Kundennummern. Von der Kanzlei freigegebene KI-Systeme dürfen laut BStBK nur im Rahmen definierter Vertraulichkeitsstufen genutzt werden; ein E-Mail-Entwurf an einen konkreten Mandanten ist dort ohne ausdrückliche Freigabe für hohe Vertraulichkeit nicht zulässig. Den KI-Anbieter muss die Kanzlei laut BStBK als Dienstleister nach § 62a StBerG sorgfältig auswählen. Mandantendaten dürfen laut BStBK an KI-Dienste nur weitergegeben werden, wenn gesetzliche Ausnahmen greifen oder Auftragsverarbeitungsvereinbarungen mit ausreichendem Geheimnisschutz bestehen.

Für die Gebührenanpassung bietet sich deshalb eine Arbeitsteilung an: Den allgemeinen Text entwirft ein KI-Werkzeug ohne Mandantendaten, ohne interne Informationen und ohne die geplanten Beträge. Die Schreiben je Mandant entstehen daraus als Serien-E-Mail oder Serienbrief in DATEV. Die Beträge je Mandant übernimmt die Kanzlei aus der freigegebenen Jahresliste.

In Eigenorganisation comfort können auch Schnittstellen die Gebühren für die Jahresliste lesen: DATEVconnect „Order Management“ liest laut DATEV-Entwicklerportal Gebühren mit Abrechnungsart und Gebührenbetrag, der Anbieter Klardaten führt Rechnungen, Gebühren und Abrechnungsstatus als lesbaren Datenbereich. Einen Weg, Gebühren zu ändern, beschreiben beide nicht; über Order Management lassen sich an Aufträgen Zuständigkeiten, Status und Planung ändern. Erhält ein Anbieter dabei Zugang zu Mandantendaten, prüft die Kanzlei vorher, ob die Anforderungen des § 62a StBerG an Dienstleister erfüllt sind, darunter ein Vertrag in Textform mit Verpflichtung zur Verschwiegenheit.

Was bei der Kanzlei bleibt

Liste, Schreiben und Änderung in DATEV lassen sich vorbereiten, teils mit KI. Rechtliche Fragen beantwortet die Kanzlei selbst, unter anderem, ob und wie sich eine Änderung der StBVV auf eine vereinbarte Pauschale auswirkt und was für Pauschalvereinbarungen aus der Zeit vor dem 1. Juli 2025 gilt. Dazu gehört auch, ob ein Schreiben genügt oder der Mandant einer neuen Vergütungsvereinbarung zustimmen muss. Ebenso prüft sie, was gilt, wenn ein Mandant nicht zustimmt, und welche Vorgaben bei Mandanten gelten, die Verbraucher sind, etwa zur Preisangabe und zum Fernabsatz. Erhält ein KI- oder Schnittstellen-Anbieter Zugang zu Mandantendaten, prüft sie außerdem die Anforderungen des § 62a StBerG. Jeden KI-Entwurf prüft der zuständige Mitarbeitende oder Berufsträger.

Toge Gunkelfounder @ atventuresLinkedIn

Alex van Loofounder @ atventuresLinkedIn